（中）订货会的“大事小情”

第二部分：安排会程细节

订货会方案制定：
1.确定订货会实施步骤：
①确定人数。根据上市范围锁定参会经销商人数，以备后续订房、订餐位等一系列工作。
②确定会议议程。包括：签到时间、大会开始、领导致辞、产品介绍演示、观看广告片、参观新品展示、宴会、订货、订货结果宣布、订货状元评奖、文娱节目、会议、结束时间、撤离酒店时间等。
③确定费用预算。主要开支项目：会务费（包括住宿、宴会、会场租金、设备租金、娱乐项目费用等）；经销商路费、现场布置费用（展台布置、展板制作、大型喷绘、产品陈列架制作，彩旗、条幅、升空气球租金等）；媒体报道费用（邀请电视台、电台、报纸人员费用、录制制作费、播出费、刊登费、礼品等）；临时人员劳务费；其它费用。
④确定会议准备事项。物品准备包括：印制会议手册和订货单，样品申请、准备产品演示投影仪、电脑、广告带、屏幕、准备大量的DM、海报、串旗、产品横幅、立牌、台牌、手提袋等。
工作事项准备包括：成立订货会工作小组，调集人员组成团队，进行现场活动协调说明、通知经销商参会、联系酒店预订房间及会场、进行会场布置、制作产品演示投影并进行排练、制作新品展台、展架及展板、彩旗、横幅等。然后，联系气球服务公司，并且邀请相关媒体。
⑤会议召开。按当日会议议程进行。
⑥会议结束，安排欢送经销商，会议现场物品回收，撤离酒店。
2.活动方案撰写要点：
①列明活动城市及持续时间。如：2005年5月20日~5月22日。城市：南京。
②设定提货奖励坎级。如20箱奖背包一个，50箱奖手表一块，100箱奖电热壶一个，150箱奖毛毯一条，200箱及以上奖小电视一台。
③撰写活动说明文案，预算活动DM数量：印刷活动告知DM，向经销商辖区内所有批发户散发，并详细说明活动的办法、好处、参加时间等内容。
④设计活动现场布置要求：包括标语，POP，展板，奖品展示，活动工作人员身着促销服装等。
⑤活动现场工作流程确定：现场布置、奖品到位、讲解活动办法、展示奖品、发放奖品、登记出货状况。
⑥列清营业工作要点：如活动前后均要盘点经销商新品库存，一可计算活动效果，二可控制活动进程等。

订货会执行要点：
现场布置：订货会现场要布置妥当，酒店正面应有大幅横幅、悬升气球条幅、彩旗等渲染会议气氛；酒店正门口要有会议立幅、会议指示牌；酒店前台要有厂家人员接待来客；会场门口要有产品标准陈列展示、产品说明展板、公司简介展板；会场大厅要用海报、串旗、立牌、横幅全面布置。必须按照批发户统计数量发放DM，并对发放情况进行登记核查，把好告知这一关。  
然后再悬挂大幅标语，张贴产品POP，制作大版面的活动奖励办法展板，奖品展示，活动工作人员身着促销服装。活动组织者要认真记录批发参与户数、提货数量及奖品发放等情况，并通过会后的活动总结，盘点奖品，防止流失。
订单猫腻：制定订货会方案时，要充分考虑批发的提货能力，及提货极限，要能够让批发户踊跃提货，而又不造成压货。因为订货会时间一般为1~3天（根据批发提货及经销商新品出货情况而变），如已达到批发提货及出清库存目的，可宣告结束。
订单数量并非越高越好，叮嘱业代核对各经销商订单数量，并查对该经销商历史销量，计算月度平均销量，看订单数量是否与之相符，若订单量高出平均销量数倍，则可能出现虚假订单。在批发提货中，要防止个别客户囤积居奇，多次提货或一次性大量提货，以免造成后期市场出现砸价。
会务有序：会议主持人一般为销售经理/企划经理或产品经理，主席台就坐公司主要领导。经销商要有会议手册，内容为本次订货会的日程安排、会议议程、组委会负责人（包括就餐事项负责人、住宿事项负责人、订票接送事项负责人）、接待电话、酒店房间安排等。
虽然已经初步确定参会经销商人数，但仍会有人缺席，有人不请自来。所以订房要预先和酒店谈好可能会临时退房或增订，防止出现房间不够或空置。并且，进行同级别酒店会务费的询价对比，核对使用数量，如房间入住天数，菜单菜品、酒水数量，展板制作费，气球、展台等物品的租金。如差异较大，追究相关人员责任。

订货会常见问题：
1.虚假订单。部分经销商在会议现场订货与会后实际提货数量不符，甚至出现只订货不提货的情况。
解决方案：
订货会后，业代随即将经销商订货量与日常平均销量进行比较，发现差异较大订单，剔出进行二次订货追踪，并在提货限定时间允许其修订订货量，保证每张订单不夸张，不落空。
2.奖品流失。订货会中会有现场评选订货状元等奖励活动，会中将准备一定数量较为贵重的礼品，由于会场人员流动性大，工作人员忙乱或本身有贪污行为，都有可能造成奖品流失。
解决方案：
a.委派专人集中管理会议礼品，可在酒店设立会务组单独房间，存取礼品。
b.建立会议纪要，内容包括评奖活动详细结果及赠品发放数量、中奖人等情况，并盘点礼品库存，杜绝礼品流失。
3.会费流失。会务费用支出项目较多，且数目较大，易于形成发票虚开、吃拿回扣等。
解决方案：
反复审核会务计划的项目安排及各项费用明细预算，建立物品、服务询价机制，对房间数量、使用天数、用餐及其他项目等细节进行逐一记录，并盘点库存剩余品，形成严格管理态势，减少费用流失。

订货会促销有术
促销活动运用前提：
1.当产品优势不明显时，产品到底“是否好销”将是个问号，再加上需要占用较大的库存和资金。所以，部分经销商肯定会产生观望态度和迟疑心理，这时利用价格折扣促销，促其早下决心，增大订单量；
2.产品上市阶段，竞品也将有新品推出或正在举行通路促销活动，本品当加大折扣力度和竞品抢资金。
3.经销商其他品类的产品占用资金过大，特别是季节性商品（比如在每年春节前夕就是酒水销售的旺季，而此时要上市食品等新产品就会遇到与酒水争资金的问题）。经销商进货达到一定级别后给予直接的价格折扣或搭赠。 比如常见的经销商折扣为坎级奖励（如1000～1999箱，单价30元/箱；2000箱以上，28.5元/箱；1000箱以下，按标准价31.5元/箱）这种政策可以鼓励经销商大量进货，短期销量提升较快。
促销活动操作要点：
确定参加促销活动的客户范围、期间及产品；设定不同的级别，不同规模和出货量的经销商应有不同的折扣额度；制订促销方案，经权责部门核准后由销售部门通知相关客户；客户计算其需求数量，并按活动方案之相应折扣价格打款；财务部依据促销方案规定，直接扣减相应价格后开具发票；物流部门按财务部门确认的“出货单”办理发货作业。
而价格折扣也可不以价格或产品搭赠形式体现，改为礼品搭赠（如：进500箱奖自行车一辆，进2000箱奖传真机一部，这种方法可以减少砸价的可能性）。
价格折扣的促销方式更适合针对代理商或“专销经销商”，因为给批发商的价格折扣通常会带来批发价的不稳定，非常容易造成市场价格的混乱和相互“砸价”的恶性竞争。
不过，坎级进货价格折扣极易引起砸价，要注意执行的时间控制，分阶段进行，并辅以控价手段。
a.每一波价格折扣促销的时间要尽量短——比如说10天之内。（以客户完成一次打款时间为准，而且应该将节假日银行休假经销商无法打款的因素考虑进去）。
b.第一阶段坎级定低。（如：200箱、500箱、800箱奖励0.7元/箱、0.9元/箱、1.2元/箱），低坎级奖政策可以保证小户都能参与奖励，调动小户积极性，降低入市门坎，迅速完成所有经销商（尤其是城市里的小户）全面进货，有助产品铺货率提升。
c.在第一阶段成功执行，小户普遍进货而且有良好回款基础上，第二阶段增大坎级。（如：1000箱、2000箱、3000箱奖励1元/箱、1.5元/箱、1.8元/箱）此阶段可调动大户、中户积极性大量进货，并促进产品向外埠扩散。
d.尤其在增大坎级的第二阶段，企业要加大对大户出货价的监控，推出规定价格，对新产品外包装进行地区标记。同时，收取经销商新品经营保证金，各地销售经理和业代加强市场监管，一旦发现有违价格政策以停货及扣返利等方法处罚。
e.坎级进货奖励是为了鼓励经销商大量进货向下游销售，但决不是鼓励大量囤货（过量囤货是冲货的元凶），在促销期要结合每个客户以往的销售历史，对其新品接货量进行分析，如发现该客户订货量畸形增大，马上追踪看是否有抛货砸价行为，在恶果未形成之前将问题解决。
f.要求业务代表此阶段严格巡查经销商库房和出货流向，制止爆仓或倒货现象。